PASSO A PASSO: COMO ORGANIZAR UM CURSO DE EXTENSÃO (PRESENCIAL E EAD)
O professor proponente deverá enviar o formulário SEM CUSTO, à Coordenadoria de Extensão, 30 dias antes do evento. E o formulário COM CUSTO, 6 meses antes, juntamente com o projeto anexado, para cálculo de planilha financeira.
1. Prof. responsável pelo curso
- Elaborar o projeto de curso de extensão conforme modelo no site da Instituição
- Modelo de projeto
- Encaminhar o projeto para o e-mail: extensao@unilavras.edu.br
2. Coordenadoria de Extensão
- Conferir o projeto de curso de extensão e realizar os ajustes necessários com o prof. responsável
- Enviar os documentos para a Coordenadoria Administrativa para criação de planilha de custos
3. Coordenadoria administrativa
- Criar planilha de custos do curso (PRAZO MÁXIMO DE 15 DIAS)
- Enviar a planilha de custos para a coordenadoria de extensão
4. Prof. responsável pelo curso
- Após o recebimento da planilha de custo, o professor deverá preencher o formulário disponível no portal acadêmico
- Portal
5. Coordenadoria de extensão
- Enviar a documentação para trâmite interno
- Após a aprovação pela Reitoria, comunicar ao prof, responsável pelo curso que deverá procurar o setor de marketing para fechar plano de divulgação
6. Setor de Marketing
- Entrar em contato com o prof. responsável pelo curso para apresentação e aprovação do layout (página no site, modelo de flyer, modelo de banner, etc)
- Enviar o layout final para a coordenadoria de extensão (PRAZO MÁXIMO DE 15 DIAS)
- Enviar à coordenadoria extensão o plano de divulgação do curso devidamente assinado pelo setor de marketing e pelo prof. responsável pelo curso
- Realizar a divulgação
7. Coordenadoria de extensão
- Abrir o processo de inscrição do curso
- Acompanhar o número de inscritos /pagamentos e entrega dos documentos dos alunos para conclusão da matrícula
- Levantar o histórico financeiro dos alunos (PARA CURSOS PAGOS)
- Solicitar ao setor financeiro o cadastro do plano de pagamento (PARA CURSOS PAGOS)
- Solicitar ao setor financeiro o cadastro de bolsas (descontos) (PARA CURSOS PAGOS)
- Solicitar ao prof. Responsável pelo curso o cronograma do curso
8. Setor Financeiro
- Realizar o cadastro no RM do plano de pagamento e de bolsas (descontos) (PARA CURSOS PAGOS)
9. Responsável pelo Curso
- Enviar à coordenadoria de extensão o cronograma de aulas do curso
- Modelo de cronograma
- Procurar o CEAD para obter informações sobre o ambiente virtual de Aprendizagem (PARA CURSOS EM EAD)
10. CEAD
- Treinar e dar suporte ao professor no ambiente virtual de aprendizagem (PARA CURSOS EM EAD)
11. Coordenadoria de extensão
- Informar ao CEAD sobre a abertura de cursos (CURSOS EM EAD)
- Cadastrar no RM o curso de extensão
- Cadastrar no RM os alunos inscritos
- Gerar e imprimir boleto (CURSOS PAGOS)
- Emitir documentos
- Enviar aos professores do curso (à medida da oferta das disciplinas) o cronograma e instrução para reembolso de despesas.
- Protocolar a desistência do aluno
- Solicitar ao setor financeiro a exclusão de parcelas, caso haja desistência do aluno.
- Confeccionar o kit aluno:
- Emitir o contrato
- Emitir os dois primeiros boletos (CURSOS PAGOS)
- Solicitar pasta, bloco e caneta (CURSOS PAGOS)
- Reservar salas de aulas (PARA CURSOS PRESENCIAIS OU SEMI-PRESENCIAIS)
- Encaminhar o cronograma do curso: Setor de infraestrutura; Secretaria de Coordenação; Centro de Atendimento ao professor e ao aluno.
- Cadastrar no RM sistemas os professores de cada disciplina.
- Entregar no 1º. dia de aula o kit aluno (contrato, pasta, boletos) (CURSOS PAGOS)
- Solicitar ao setor de suprimentos o lanche dos alunos e hospedagem/ autorização para almoço/jantar do professor de acordo com o cronograma.
- Enviar e-mail com 01 semana de antecedência aos alunos recordando sobre as datas das aulas previstas no cronograma, bem como lembretes/comunicados e cancelamento de aulas.
Qualquer dúvida ou dificuldade favor entrar em contato com a coordenadoria de extensão pelo e-mail (extensão@unilavras.edu.br) ou pelo telefone (35) 3694-8141.
