Tutoriais para professores

Passo a passo para cursos
PASSO A PASSO: COMO ORGANIZAR UM CURSO DE EXTENSÃO (PRESENCIAL E EAD)
O projeto do curso deverá ser enviado à Coordenadoria de Extensão seis (6) meses dias antes do início do mesmo.

1. Prof. responsável pelo curso

2. Coordenadoria de Extensão

  • Conferir o projeto de curso de extensão e realizar os ajustes necessários com o prof. responsável
  • Enviar os documentos para a Coordenadoria Administrativa para criação de planilha de custos

3. Coordenadoria administrativa

  • Criar planilha de custos do curso (PRAZO MÁXIMO DE 15 DIAS)
  • Enviar a planilha de custos para a coordenadoria de extensão

4. Prof. responsável pelo curso

  • Após o recebimento da planilha de custo, o professor deverá preencher o formulário disponível no portal acadêmico
  • Link portal

5. Coordenadoria de extensão

  • Enviar a documentação para trâmite interno
  • Após a aprovação pela Reitoria, comunicar ao prof, responsável pelo curso que deverá procurar o setor de marketing para fechar plano de divulgação

6. Setor de Marketing

  • Entrar em contato com o prof. responsável pelo curso para apresentação e aprovação do layout (página no site, modelo de flyer, modelo de banner, etc)
  • Enviar o layout final para a coordenadoria de extensão (PRAZO MÁXIMO DE 15 DIAS)
  • Enviar à coordenadoria extensão o plano de divulgação do curso devidamente assinado pelo setor de marketing e pelo prof. responsável pelo curso
  • Realizar a divulgação

7. Coordenadoria de extensão

  • Abrir o processo de inscrição do curso
  • Acompanhar o número de inscritos /pagamentos e entrega dos documentos dos alunos para conclusão da matrícula
  • Levantar o histórico financeiro dos alunos (PARA CURSOS PAGOS)
  • Solicitar ao setor financeiro o cadastro do plano de pagamento (PARA CURSOS PAGOS)
  • Solicitar ao setor financeiro o cadastro de bolsas (descontos) (PARA CURSOS PAGOS)
  • Solicitar ao prof. Responsável pelo curso o cronograma do curso

8. Setor Financeiro

  • Realizar o cadastro no RM do plano de pagamento e de bolsas (descontos) (PARA CURSOS PAGOS)

9. Responsável pelo Curso

  • Enviar à coordenadoria de extensão o cronograma de aulas do curso
  • Link para modelo de cronograma
  • Procurar o CEAD para obter informações sobre o ambiente virtual de Aprendizagem (PARA CURSOS EM EAD)

10. CEAD

  • Treinar e dar suporte ao professor no ambiente virtual de aprendizagem (PARA CURSOS EM EAD)

11. Coordenadoria de extensão

  • Informar ao CEAD sobre a abertura de cursos (CURSOS EM EAD)
  • Cadastrar no RM o curso de extensão
  • Cadastrar no RM os alunos inscritos
  • Gerar e imprimir boleto (CURSOS PAGOS)
  • Emitir documentos
  • Enviar aos professores do curso (à medida da oferta das disciplinas) o cronograma e instrução para reembolso de despesas.
  • Protocolar a desistência do aluno
  • Solicitar ao setor financeiro a exclusão de parcelas, caso haja desistência do aluno.
  • Confeccionar o kit aluno:
    • Emitir o contrato
    • Emitir os dois primeiros boletos (CURSOS PAGOS)
    • Solicitar pasta, bloco e caneta (CURSOS PAGOS)
  • Reservar salas de aulas (PARA CURSOS PRESENCIAIS OU SEMI-PRESENCIAIS)
  • Encaminhar o cronograma do curso: Setor de infraestrutura; Secretaria de Coordenação; Centro de Atendimento ao professor e ao aluno.
  • Cadastrar no RM sistemas os professores de cada disciplina.
  • Entregar no 1º. dia de aula o kit aluno (contrato, pasta, boletos) (CURSOS PAGOS)
  • Solicitar ao setor de suprimentos o lanche dos alunos e hospedagem/ autorização para almoço/jantar do professor de acordo com o cronograma.
  • Enviar e-mail com 01 semana de antecedência aos alunos recordando sobre as datas das aulas previstas no cronograma, bem como lembretes/comunicados e cancelamento de aulas.

 

Qualquer dúvida ou dificuldade favor entrar em contato com a coordenadoria de extensão pelo e-mail (extensão@unilavras.edu.br) ou pelo telefone (35) 3694-8141.

Passo a passo para eventos
PASSO A PASSO: COMO ORGANIZAR UM EVENTO
EVENTOS MENORES (VISITA TÉCNICA, PALESTRAS, SEMINÁRIOS, WORKSHOP, etc)

O PROFESSOR PROPONENTE DEVERÁ ENVIAR O FORMULÁRIO À COORDENADORIA DE EXTENSÃO 30 DIAS ANTES DO EVENTO

1. Professor Proponente

  • Fazer o contato com os palestrantes e reservar a data do evento e espaço físico, caso seja necessário:
    • Auditório – Responsável Marcos- Tel. (35) 9996-6837
      Salas – Responsável Isabel (CAP)- Tel. (35) 3826-2746
      Clínicas e Laboratórios – Responsável Giovana- Tel. (35) 3826-6505
  • Preencher o formulário disponível no link: portal
    Caso tenha dúvidas deverá acessar o Tutorial: link

2. Coordenadoria de Extensão

  • Conferir o formulário enviado e discutir com o prof. responsável pelo evento para possíveis acertos necessários
  • Enviar a documentação para trâmite interno
  • Após aprovação pela Reitoria, encaminhar por email a informação ao prof. responsável pelo evento, ao setor de Marketing, ao Setor de Infraestrutura

3. Setor de Marketing

  • Realizar o layout para o evento (caso o Prof. Solicite)
  • Divulgar o evento

4. Responsável pelo evento

  • Ir ao setor de suprimentos/compras para preencher a solicitação de compras e materiais
  • Acompanhar a solicitação e entrega dos pedidos
  • Entregar a lista de presença na coordenadoria de extensão

5. Coordenadoria de Extensão

  • Emitir os certificados
  • Computar os créditos dos alunos

Qualquer dúvida ou dificuldade favor entrar em contato com a coordenadoria de extensão pelo e-mail (extensão@unilavras.edu.br) ou pelo telefone (35) 3694-8141.

Passo a passo para grandes eventos (Congressos, Simpósios, Semanas Acadêmicas)
PASSO A PASSO: COMO ORGANIZAR UM GRANDE EVENTO
PARA GRANDES EVENTOS (SEMANA ACADÊMICA, CONGRESSOS, SIMPÓSIOS, etc)

O PROFESSOR PROPONENTE DEVERÁ ENVIAR O FORMULÁRIO À COORDENADORIA DE EXTENSÃO 4 MESES ANTES DO EVENTO

1. Coordenadoria de Extensão

  • Solicitar aos coordenadores de curso as datas dos eventos no mês de setembro do ano corrente
  • Prof. responsável pelo Evento ou Comissão organizadora
    • Reservar os espaços físicos para a data
      • Auditório – Responsável Marcos- Tel. (35) 9996-6837
        Salas – Responsável Isabel (CAP)- Tel. (35) 3826-2746
        Clínicas e Laboratórios – Responsável Giovana- Tel. (35) 3826-6505
    • Fazer a seleção e o contato com os palestrantes
    • Fechar o cronograma do evento
    • Preencher os documentos nos links abaixo:
      • Planilha de Despesas Gerais: link
      • Cronograma do evento: link
      • Tabela dados dos palestrantes: link
    • Preencher e enviar o formulário disponível no link: portal
      Caso tenha dúvidas deverá acessar Tutorial: link

3. Coordenadoria de Extensão

  • Conferir o formulário enviado e discutir com o prof. responsável pelo evento para possíveis acertos necessários.
  • Enviar a documentação para trâmite interno.
  • Após aprovação pela Reitoria, comunicar ao prof, responsável pelo evento que deverá procurar o setor de marketing para fechar o plano de divulgação
  • Informar ao setor de Infraestrutura sobre a realização do evento
  • Enviar para o setor de Suprimentos/Compras a tabela de dados dos palestrantes e planilha de despesas gerais do evento.
  • Enviar ao TI o nome do prof. responsável pelo evento para habilitá-lo a acessar o compras/suprimentos e requisição de material.
  • Enviar ao prof. responsável a informação de que o acesso ao setor de compras/suprimentos está liberado.

4. Setor de Marketing

  • Entrar em contato com o prof. responsável pelo evento para apresentação e aprovação do layout (página no site, modelo de flyer, modelo de banner, modelo de crachá, certificado, etc)
  • Enviar o layout final para a coordenadoria de extensão (PRAZO MÁXIMO DE 15 DIAS)
  • Enviar à coordenadoria extensão o plano de divulgação do evento devidamente assinado pelo setor de marketing e pelo prof. responsável pelo evento
  • Realizar a divulgação

5. Coordenadoria de extensão

  • Fazer abertura do processo de inscrição no site do Unilavras
  • Encaminhar por e-mail ao prof. responsável pelo evento a carta convite elaborada e assinada pela coordenação de extensão
  • Manter o prof. responsável informado sobre o número de inscritos no evento.

6. Responsável pelo evento

  • Ir ao setor de suprimentos/compras para preencher a solicitação de compras e materiais.
  • Acompanhar a solicitação e entrega dos pedidos.
  • Enviar carta convite preenchida e assinada aos palestrantes.
  • Encaminhar ao palestrante (pessoa física ou jurídica) os formulários abaixo para que seja efetuado o pagamento do mesmo. ESSES FORMULÁRIOS DEVERÃO SER ENTREGUES AO SETOR DE COMPRAS/SUPRIMENTOS 30 DIAS ANTES DO EVENTO.
    • Cadastro Pessoa Física (link)
    • Cadastro Pessoa Jurídica (link)
  • Montar a pasta do evento (canetas, blocos, etc)
  • Reunir com o Cerimonial para informar dados da abertura do evento (discurso da reitoria, de representantes de conselhos, autoridades, etc.) 15 DIAS ANTES DO EVENTO
  • Organizar o credenciamento.
  • Organizar o Coffe Break.
  • Organizar o translado do palestrante hotel/Unilavras e Unilavras/hotel.

7. Coordenadoria de Extensão

  • No dia do evento:
    • Participar do processo de inscrição.
    • Fornecer a lista dos inscritos ao prof. responsável
    • Gerar e entregar os certificados do(s) palestrante(s) ao prof. responsável pelo evento
  • Após o Evento:
    • Gerar e entregar os certificados à comissão organizadora e aos participantes que fizeram inscrição presencial
    • Enviar solicitação de bloqueio de login ao TI
    • Fazer o balanço final do evento e enviar para Superintendência Geral, Pró-reitoria Acadêmica e Reitoria.

Qualquer dúvida ou dificuldade favor entrar em contato com a Coordenadoria de Extensão pelo e-mail (extensão@unilavras.edu.br) ou pelo telefone (35) 3694-8141.

Passo a passo para projetos
PASSO A PASSO PARA SUBMETER E REALIZAR UM PROJETO DE EXTENSÃO

ATENÇÂO: O FORMULÁRIO DEVERÁ SER PREENCHIDO E SUBMETIDO 30 DIAS ANTES DO INÍCIO DO PROJETO. (CASO CONTRÁRIO O MESMO NÃO SERÁ REALIZADO).

1. Coordenadoria de extensão

  • Reunir com os professores extensionistas para planejamento e orientação das atividades

2. Prof. Responsável

3. Coordenadoria de Extensão

  • Conferir todo o material enviado e reunir com o prof. responsável pelo projeto para possíveis acertos necessários
  • Enviar a documentação para trâmite interno
  • Após aprovação pela Reitoria, enviar a informação ao prof. responsável pelo projeto e ao setor de Infraestrutura
  • Enviar para o setor de Suprimentos/Compras a planilha de custos (se houver).
  • Enviar ao TI o nome do prof. responsável pelo evento para habilitá-lo a acessar o compras/suprimentos e requisição de material (se houver custos).
  • Enviar ao prof. responsável a informação de que o acesso ao setor de compras/suprimentos está liberado (se houver custos).

4. Setor de Marketing

  • Elaborar o layout e entrar em contato com o prof. responsável pelo projeto para apresentação e aprovação do mesmo
  • Encaminhar para coordenadoria de extensão o layout do projeto de extensão.
  • Divulgar o projeto na página institucional

5. Prof. Responsável pelo projeto

  • Ir ao setor de suprimentos/compras para preencher a solicitação de compras e materiais.
  • Acompanhar a solicitação e entrega dos pedidos.
  • Quando a atividade for externa, realizar os contatos para reservar o espaço.
  • Quando a atividade for interna, reservar o local (auditório, salas de aula, laboratórios, clínicas, etc)
    • Auditório – Responsável Marcos- Tel. (35) 9996-6837
      Salas – Responsável Isabel (CAP)- Tel. (35) 3826-2746
      Clínicas e Laboratórios – Responsável Dagmar- Tel. (35) 3826-6505
  • Fazer a seleção dos alunos extensionistas.
  • Zelar pelo cumprimento de todas as atividades propostas no projeto, com reuniões periódicas com participantes do projeto
  • Enviar à extensão, ao final do projeto, relatório detalhado com fotos das atividades desenvolvidas e lista de presença dos alunos extensionistas.
  • Link para modelo de relatório

6. Coordenadoria de Extensão

  • Acompanhar o desenvolvimento do projeto
  • Lançar os créditos dos alunos extensionistas após entrega do relatório final pelo professor
  • Fazer e entregar os certificados dos alunos e professor
  • Lançar o projeto no Catálogo Anual da extensão

Qualquer dúvida ou dificuldade favor entrar em contato com a coordenadoria de extensão pelo e-mail (extensão@unilavras.edu.br) ou pelo telefone (35) 3694-8141.